بهره‌وری چیست؟

باورهای درست و نادرست بهره‌وری

سال جدید که آغاز می‌شود، خیلی از ما شروع می‌کنیم به هدف‌گذاری‌. شما چطور؟ به اهداف امسال خود فکر کرده‌اید؟ چند هدف از اهدافی که سال پیش برای خود تعیین کرده بودید، با موفقیت به انجام رساندید؟ اگر به همۀ اهداف خود رسیده‌اید که بسیار عالی! من هم به شما تبریک می‌گویم، اما اگر در زندگی خود احساس رکود می‌کنید، حس می‌کنید دچار روزمرگی شده‌اید، کارهای ناتمام و اهداف نارسیده‌ای دارید که هروقت به آن‌ها فکر می‌کنید، احساس ناکارآمدی و شکست می‌کنید و در یک کلام اگر احساس می‌کنید در زندگی شخصی و کاری خود بهره‌وری لازم را نداشته و ندارید، لطفاً تا پایان این مقاله همراه من باشید.

من، بیتا قمری دانش‌آموختۀ مدیریت استراتژیک، قصد دارم در این مقاله شما را با مفهوم درست بهره‌وری و باورهای نادرستی که دربارۀ آن وجود دارد آشنا کنم. معمولاً بیشتر ما در مرحلۀ هدف‌گذاری عملکرد خوبی داریم، اما در رسیدن به اهداف خود مسئله و مشکل داریم. تا حالا چندبار تصمیم گرفته‌اید مهارت زبان انگلیسی خود را افزایش دهید، ارتقای شغلی بگیرید، درآمدتان را افزایش دهید، ارتباطات کاری خودتان را با فعالیت در شبکه‌های اجتماعی مثل لینکدین گسترش دهید، اما به هر دلیلی نتوانسته‌اید؟ وقتی ما در دستیابی به اهداف خود، با وجود صرف زمان، انرژی و تلاش، آن‌گونه که باید موفق نیستیم، یعنی در بهره‌وری خود مشکل داریم. بهره‌وری از موضوعات مهم و جذابی است که اگر درک صحیحی از آن داشته باشیم و بتوانیم آن را به‌درستی در زندگی خود اجرا کنیم بدون شک هر سال موفقیت‌های بیشتری را در زندگی خود جشن می‌گیریم. با این مقدمه، ابتدا تعریفی از بهره‌وری ارائه می‌کنم، سپس به چرایی اهمیت آن و باورهای نادرستی که دربارۀ بهره‌وری وجود دارد می‌پردازم. درک هرچه بیشترِ مفهوم بهره‌وری کمک می‌کند خودمان را در این مسیر بهتر مدیریت کنیم.

تعریف بهره‌وری

به مقدار کاری که در مدت زمان مشخصی باید انجام دهیم، بهره‌وری گفته می‌شود. بر این اساس، خیلی‌ها بهره‌وری را به‌معنای کار کمتر و دستاوردهای بیشتر معنا می‌کنند. برای اینکه بدانیم آیا در زندگی خود بهره‌وری خوبی داشته‌ایم یا نه، به میزان دستاوردها، کیفیت کارها و تعداد وظایف انجام‌شده توجه می‌کنیم یا اگر صاحب کسب‌وکاری باشیم به مقدار محصول تولیدشده یا خدماتی که ارائه کرده‌ایم دقت می‌کنیم.

به‌طور کلی ما دو نوع بهره‌وری داریم: بهره‌وری شغلی و بهره‌وری شخصی.

بهره‌وری شغلی

بهره‌وری شغلی معیاری است که به ما نشان می‌دهد چقدر از تلاش و منابعی که در محیط کار صرف می‌کنیم، به خروجی‌های مفید و مطلوب تبدیل می‌شود. به عبارت دیگر، بهره‌وری شغلی، میزان کارایی و اثربخشی ما را در محیط کار ارزیابی می‌کند.

بهره‌وری شغلی، هم می‌تواند به افزایش حقوق، ارتقای شغلی، رضایت شغلی و موفقیت منجر شود، و هم می‌تواند به افزایش سود، کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت محصولات و خدمات، رقابت‌پذیری و رشد سازمان یا شرکتی که در آن کار می‌کنیم منجر شود. اما از آنجایی که ما به موضوع بهره‌وری از منظر رشد شخصی توجه داریم، بیشتر بر افزایش بهره‌وری شخصی تمرکز می‌کنیم.

بهره‌وری شخصی

بهره‌وری شخصی یعنی استفادۀ بهینه از زمان، انرژی و منابع برای رسیدن به اهداف، طوری‌که بدون احساس خستگی یا استرس و به‌طور مداوم پیشرفت داشته باشیم. به زبان ساده، بهره‌وری شخصی یعنی انجام کارهای مهم به روش هوشمندانه.

طبق این تعریف بهره‌وری فقط به‌معنای هدفمند بودن نیست، منظور مؤثر بودن است. به نظر من، بهترین تعریفی که از بهره‌وری شخصی می‌توان ارائه داد انجام کارها به شیوه‌ای بهتر است، نه صرفاً بیشتر.

چرا بهره‌وری مهم است؟

درست است که در دنیایی زندگی می‌کنیم که امکانات فزاینده‌ای برای رشد و توسعۀ فردی در اختیار داریم، اما اگر با اصول و نحوۀ مدیریت این ابزارها آشنا نباشیم، اگر مسائل و موانع ذهنی بهره‌وری را نشناسیم، چگونه می‌توانیم بهره‌وری خود را در جایگاه شغلی یا زندگی شخصی خود افزایش دهیم؟ فرقی نمی‌کند که خانه‌دار هستیم یا شاغل، یک‌شغله هستیم یا چندشغلی. باید بتوانیم انرژی و زمان خود را به‌سمت درستی هدایت کنیم. همۀ ما یک بار فرصت زندگی کردن داریم. با یادگیری دانش بهره‌وری می‌توانیم به اهداف و آرزوهای خود برسیم و از زندگی لذت بیشتری ببریم.

۷ باور نادرست بهره‌وری

یکی از مسائلی که به درک ما از بهره‌وری کمک می‌کند، فهم ما از باورهای نادرستی است که راجع‌به بهره‌وری وجود دارد. در ادامه، به متداول‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

باور نادرست اول: بهره‌وری به‌معنای کار زیاد و بی‌وقفه است

خیلی‌ها فکر می‌کنند بهره‌وری یعنی اینکه همیشه مشغول کار باشند. این باور مثل این است که در مسیر اشتباه بخواهیم با سرعت زیاد حرکت کنیم. افرادی که این باور را دارند، وقتی یک روز کار کمتری انجام ‌دهند یا بنا به ‌دلایلی نتوانند زیاد کار کنند، فوراً خودشان را سرزنش می‌کنند. گذشته از اینکه خودتخریبی چه مسائل مخرب دیگری را به همراه دارد، حس رضایت درونی این افراد را کاهش می‌دهد و این مسئله در درازمدت موجب فرسودگی می‌شود نه بهره‌وری. بنابراین، به‌جای سرزنش خود بپذیریم که بهره‌وری لزوماً به‌معنای کار بی‌وقفه نیست و همان‌طور که گفتیم بهره‌وری استفادۀ بهینه از زمان، انرژی و منابع برای دستیابی به اهداف است. این یعنی هوشمندانه کار کردن، نه سخت کار کردن. پس، برای این منظور بهتر است:

• بر مهم‌ترین وظایف خود تمرکز کنیم.
• به‌طور منظم و در بازۀ زمانی مشخص استراحت کنیم.
• عوامل حواس‌پرتی را حذف و محیط کاری متمرکزی را ایجاد کنیم.
• از ابزارهای بهره‌وری مانند رسکیوتایم (RescueTime) و تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنیم.

باور نادرست دوم: اهداف باید اسمارت باشند

اهداف اسمارت (SMART) به روشی از هدف‌گذاری گفته می‌شود که طبق آن اهداف باید مشخص، سنجش‌پذیر، ‌دست‌یافتنی، واقع‌بینانه و دارای زمان‌بندی‌ باشند. این روش هدف‌گذاری یکی از روش‌های پرکاربرد برای تعیین اهداف است. اما، نکته اینجاست که ما در افزایش بهره‌وری بر اهداف کوتاه‌مدت تمرکز داریم. هدف‌گذاری به روش اسمارت بیشتر مناسب اهداف بلندمدت است. زیرا، بیش از حد کلی یا گاهی دور از دسترس است. طبق تحقیقات، اهداف کوتاه‌مدت و نزدیک به زمان حال (proximal goals) از اهداف بلندمدت، مؤثرتر هستند. برای مثال هدف کاهش وزن ۲۰ کیلو در چهار ماه، دست‌نیافتنی‌تر از هدف روزی یک ساعت ورزش است. یا اگر کسب‌وکاری نداریم و قصد راه‌اندازی کسب‌وکار میلیاردی را داریم دور از دسترس است. اما هدف راه‌اندازی کسب‌وکاری که ماهانه صد میلیون درآمد ایجاد کند چون کوتاه‌مدت‌ است، ترغیب به اقدام می‌کند.

در مقالۀ دیگری به‌طور مفصل دربارۀ هدف‌گذاری صحبت می‌کنیم. اما، لازم است اینجا به نکتۀ دیگری اشاره کنیم. از منظر انگیزه، اهداف به دو دستۀ درونی و بیرونی تقسیم می‌شوند. اهداف بیرونی اهدافی هستند که بر اساس پاداش‌های بیرونی و تأیید دیگران تعریف می‌شوند، مثل ترفیع شغلی، افزایش حقوق، جذب مخاطبان بیشتر در شبکه‌های اجتماعی و برنده‌شدن در مسابقه. این نوع اهداف متأثر از عوامل بیرونی و خارج از کنترل ما هستند و ممکن است در بلندمدت منجر به رضایت پایدار نشوند. اما، اهداف درونی از درون فرد نشئت می‌گیرند و بر رشد شخصی، رضایت و علاقۀ شخصی تمرکز دارند. مثل حفظ سلامتی، تناسب‌اندام، کسب لذت از فرایند خلق اثر ادبی، عمل‌های زیبایی، یادگیری یک مهارت جدید صرفاً به‌دلیل علاقۀ شخصی و... . اهداف درونی وابسته به تلاش و پیشرفت خود فرد است و به انگیزه‌های پایدار، رضایت و موفقیت بیشتر منجر می‌شوند.

باور نادرست سوم: بهره‌وری یعنی همیشه باانگیزه باشید

شاید متعجب شوید. اما، بسیاری نیز بر این باورند که برای اینکه واقعاً سازنده و کارآمد باشیم، باید هرروز برای انجام کارهای خود انگیزه داشته باشیم و از فکر انجام‌ دادن کارها هیجان‌زده شویم. درصورتی که این دیدگاه واقع‌بینانه نیست. همۀ ما روزهایی را در زندگی خود داریم که احساس می‌کنیم انگیزه و انرژی لازم برای انجام کارها را نداریم و این کاملاً عادی است. در این گونه مواقع، به‌جای اینکه اهمال‌کاری کنیم و گرفتار به تعویق انداختن کارها شویم (که باز هم در این‌باره صحبت خواهیم کرد) بهتر است از استراتژی‌هایی که در ادامه می‌آوریم، استفاده کنیم:

• بر چرایی کارهای خود تمرکز کنیم و آن‌ها را به اهداف و ارزش‌های مهم‌ زندگی‌مان مرتبط کنیم؛
• کارها را به بخش‌های کوچک‌ و مدیریت‌پذیر تقسیم کنیم؛
• از گفت‌وگوی درونی مثبت و تجسم خلاق برای حفظ و افزایش اعتمادبه‌نفس و انگیزۀ خود استفاده کنیم؛
• برای پیشبرد کارها و موفقیت‌های کوچک به خودمان پاداش دهیم؛
• در صورت نیاز از دیگران کمک بخواهیم و از حمایت آن‌ها بهره‌مند شویم.

باور نادرست چهارم: بهره‌وری به این معناست که همۀ کارها را خودمان انجام دهیم

یکی دیگر از باورهای نادرست بهره‌وری این است که باید همۀ کارها را خودمان انجام دهیم. بسیاری از مردم بر این باورند که درخواست کمک یا واگذاری کارها نشانۀ ناکارآمدی یا نداشتن شایستگی است. در صورتی که هیچ‌کس نمی‌تواند همۀ کارها را به‌تنهایی انجام دهد. همۀ ما در یک‌سری مهارت‌ها خوب هستیم و در یک‌سری نه. به قول الیور برکمن، نویسندۀ کتاب چهارهزار هفته، باید این حقیقت را بپذیریم که ما زمان محدودی در اختیار داریم، پس نمی‌توانیم همۀ کارها را انجام دهیم. در این‌گونه مواقع بهتر است استراتژیک تصمیم بگیریم تا بدانیم واقعاً چه کارهایی برای ما اولویت دارند تا بر آن‌ها تمرکز کنیم و سایر کارها را به دیگران محول کنیم.

مهم این است که تشخیص دهیم چه زمانی به کمک یا حمایت دیگران نیاز داریم و با تفویض کارها به دیگران می‌توانیم بهره‌وری خود را افزایش دهیم و به نتایج بهتری برسیم. در ادامه، چند پیشنهاد برای تفویض مؤثر کارها ارائه می‌دهیم:

• کارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید شناسایی کنید؛
• افرادی را انتخاب کنید که مهارت و تخصص لازم را دارند؛
• دستورالعمل‌ها و انتظارات را واضح بیان کنید؛
• به‌طور منظم پیگیری کنید تا مطمئن شوید که کار مطابق با استانداردهای شما انجام می‌شود.

باور نادرست پنجم: بهره‌وری انجام بدون نقص و ایراد کارهاست

باور نادرست دیگر بهره وری به کمال‌گرایی مربوط می‌شود. خیلی از ما فکر می‌کنیم که برای بهره‌وری واقعی، باید کارها را بدون نقص انجام دهیم و هرگز اشتباه نکنیم. اگر بخواهیم این مسئله را موشکافانه‌تر بررسی کنیم باید بگوییم که مشکل کمال‌گرایی از دو عامل درونی ترس از قضاوت دیگران و ترس از شکست نشئت می‌گیرد. اما، حقیقت این است که همۀ آدم‌ها اشتباه می‌کنند و این اشکالی ندارد. منظور از بهره‌وری انجام بدون ایراد کارها نیست. منظور پیشرفت و دستیابی به اهداف است، حتی اگر این به‌معنای اشتباه انجام‌ دادن کارها باشد.

برای این مشکل هم چند راهکار داریم:

• اهداف و انتظارات واقع‌بینانه‌ای برای خود تعیین کنیم؛
• بر پیشرفت تمرکز کنیم، نه انجام بدون نقص کارها؛
• از اشتباهات خود درس بگیریم و آن‌ها را فرصتی برای رشد خود بدانیم؛
• دستاوردهای خود را هرچند کوچک جشن بگیریم؛
• خودشفقت‌ورزی را تمرین کنیم و از گفت‌وگوی درونی منفی بپرهیزیم.

سعی کنیم، با پذیرش اشتباهاتمان و تمرکز کردن بر اهدافمان، باانگیزه و سازنده بمانیم، حتی اگر کارها آن‌طور که باید به‌خوبی پیش نمی‌روند.

باور نادرست ششم: بهره‌وری استفاده از جدیدترین ابزارها و تکنیک‌هاست

احتمالاً شما هم در محیط کاری خود افرادی را دیده‌اید که برای افزایش بهره‌وری دائم از نرم‌افزارهای مختلف استفاده و آن‌ها را به‌روزرسانی می‌کنند یا اینکه ابزارهای جدید می‌خرند. به نظر این افراد عامل ایجاد یا افزایش بهره‌وری استفاده از جدیدترین ابزارهای بهره‌وری است. در صورتی که این ابزارها تا حدودی مفید هستند و به‌تنهایی کافی نیستند. برای ایجاد بهره‌وری یا افزایش آن، مهم طرزفکر، عادات و رویکرد ما به کار است که باید تغییر کند یا به‌روز شود. حتی ساده‌ترین و ابتدایی‌ترین این ابزارها، باتوجه به نیاز و ترجیحات ما، می‌تواند کارراه‌انداز باشد.

همیشه سعی کنیم برای بهره‌وری از ابزارها و تکنیک‌هایی استفاده کنیم که روند کارهایمان را آسان و لذت‌بخش می‌کنند، نه پیچیده. اینکه تصمیم بگیریم از ابزارهایی استفاده کنیم که مدام باید آن‌ها را ارزیابی کنیم که آیا به‌خوبی و درستی در خدمت ما هستند یا نه، فقط کار ما را سخت می‌کند.

باور نادرست هفتم: بهره‌وری رویکردی یکسان برای همه است

بهره‌وری نسخۀ واحدی برای همه ندارد. خیلی‌ها فکر می‌کنند برای افزایش بهره‌وری، باید از استراتژی و تکنیک‌های واحدی استفاده کنند. در صورتی که بهره‌وری در زندگی کاری و شخصی هر فرد معنای ویژه‌ای دارد و هر فردی میزان بهره‌وری خود را با دستاوردهایی که خواهان آن بوده است می‌سنجد.

بهره‌وری مسئله‌ای بسیار شخصی است. بنابراین، نمی‌توانیم دستورالعمل ثابتی برای همه صادر کنیم و انتظار داشته باشیم همه طبق آن میزان بهره‌وری خود را افزایش دهند. روش درست این است که ما بتوانیم از بین ابزار، راهکار و استراتژی‌هایی که برای این منظور وجود دارد، آن‌هایی را انتخاب کنیم که متناسب با نیاز، ترجیحات و اهداف ماست. چراکه این امکانات ممکن است برای فردی کارساز باشد و برای دیگری نه. ما در طول روز احساسات متفاوتی را تجربه می‌کنیم. ممکن است بعضی وقت‌ها خیلی پرانرژی و باانگیزه به‌نظر برسیم و بعضی روزها نه. برای بهره‌وری باید به این مرحله‌ برسیم که بتوانیم با هدایت و مدیریت زمان، توانایی، انرژی و علایق‌ خودمان به‌سمت اهداف و رؤیاهایمان بهره‌وری‌ خود را به بهترین شکل افزایش دهیم.

مخلص کلام

کلید رسیدن به اهداف بیشتر، بهره‌وری است. در این مقاله سعی کردیم با طرح باورهای نادرستی که دربارۀ بهره‌وری وجود دارد، شما را با مفهوم بهره‌وری بیشتر آشنا کنیم. همیشه باورهای نادرست مهم‌ترین مانع ما در رسیدن به اهداف هستند. زمانی که دیدگاه و باور خودمان را دربارۀ مسئله‌ای اصلاح کنیم، درک بهتری از آن خواهیم داشت و تصمیمات با کیفیت‌تری می‌گیریم. همان‌طور که گفتیم برای رسیدن به اهدافمان باید بهره‌وری و قدرت سازندگی خودمان را افزایش دهیم. برای افزایش بهره‌وری هم باید استراتژی‌ها و رویکردهایی را توسعه دهیم که متناسب با نیاز و ترجیحات خاص ماست.

فراموش نکنیم که بهره‌وری به‌معنای کارکردن زیاد با ساعات کار طولانی یا انجام همۀ کارها‌ نیست، بهره‌وری هوشمندانه کار کردن است، اولویت‌دادن به کارهایی که برای ما مهم هستند و انتخاب رویکرد و استراتژی‌هایی که ما را به اهدافمان نزدیک می‌کنند.

از اینکه تا پایان این مقاله همراه ما بودید، متشکریم.