۹ تکنیک برای ارتباط موثر در محیط کار
همۀ ما با همکارانمان ارتباط روزانه داریم و این ارتباط‌های کاریِ روزمره بستر تجربه‌ها و مسائل متنوع و چالش‌‌برانگیزی است. برای حل این چالش‌ها به ارتباط موثر در محیط کار با همکاران و اعضای تیممان نیاز داریم تا فضای کار را برای خود و سایر اعضای تیم لذت‌بخش‌تر کنیم. حال پرسش اینجاست که چه کار‌هایی می‌تواند محیط کاری خشک را به فضایی دوستانه و صمیمی تبدیل کند؟
در این یادداشت تکنیک‌هایی را بررسی می‌کنیم که به ما کمک می‌کند ارتباطی مؤثر با همکارانمان برقرار کنیم و از بودن در محیط کار خود لذت ببریم.
۱. شنوندۀ خوبی باشیم
احتمالاً همۀ ما افرادی را دیده‌ایم که وقتی با آن‌ها گفت‌وگو می‌کنیم توجه خود را به گوشی موبایلشان یا سروصداهای اطراف معطوف می‌کنند. در این مواقع احساس نادیده گرفته شدن به ما دست می‌دهد و حس ناخوشایندی ما را در برمی‌گیرد. این احساس کاملاً طبیعی است و این نوع ارتباط نمی‌تواند رضایت‌بخش باشد. زیرا توجه فرد مقابل به ما نیست، بلکه متوجه دیگران است. این یک ارتباط سازنده و مفید نیست، بلکه یک ارتباط ضعیف و یک‌طرفه به حساب می‌آید.
یکی از مهارت‌های برقراری ارتباط موثر در محیط کاری، توجه به صحبت‌های اعضای تیم است. به همین علت می‌بایست هنگام گفت‌وگو با اعضا، تمام توجه خود را به آن‌ها معطوف کنیم و گوشمان به صحبت آنان و چشممان به حرکاتشان باشد.
۲. روی ویژگی‌های مثبت خود حساب باز کنیم
تفاوت میان ارتباط معمولی با ارتباط مؤثر در ویژگی‌هایی است که هنگام معاشرت و کار با دیگران از خود بروز می‌دهیم. خصوصیات ما می‌تواند بر روی افراد تیم تاثیر بگذارد و چه بهتر که با رفتار خود، انرژی مثبتی در تیم بپراکنیم. به‌طور مثال اگر در ارتباط با همکاران خود صبوری به خرج دهیم و از واکنش‌های عجولانه و یک‌باره بپرهیزیم به آن‌ها کمک می‌کنیم مشکلاتشان را بهتر ببینند و برای حل آن‌ها روی کمک ما نیز حساب باز کنند.
همچنان که صبوری به خرج دادن در ارتباط با همکاران مهم است، داشتن اعتمادبه‌نفس نیز موجب ارتباط موثر در محیط کار می‌شود. فرض کنید که در کار همکارمان ایرادی وارد است و می‌خواهیم این موضوع را به‌طرز مؤثری با او در میان بگذاریم. اگر در چنین موقعیتی غیرمطمئن و بدون اعتمادبه‌نفس ظاهر شویم، نمی‌توانیم تاثیرگذاری لازم را داشته باشیم و احتمالاً واکنش مناسبی نیز از سوی همکارمان دریافت نمی‌کنیم.
۳. از پوستۀ سفت خود فاصله بگیریم
همه ما جدای از بُعد کاری خود، بُعد فردی و دغدغه‌های شخصی داریم که در بسیاری از مواقع نقش پررنگ‌تری در زندگیمان ایفا می‌کند. گاهی ممکن است که این ابعاد باهم هم‌پوشانی داشته باشند و به‌راحتی نتوانیم آن‌ها را از هم تفکیک کنیم. از این رو لازم است که از پوستۀ جدی خود فاصله بگیریم و ارتباط‌های کاریمان را همدلانه‌تر پیش ببریم. به‌طور مثال گاهی به جای همکار بودن، دوستان حامی و همدلی برای هم باشیم و کمک‌های خود را از اعضای تیم دریغ نکنیم. اینگونه می‌توان محیط کاری را از یک فضای جدی و خشک به یک فضای صمیمی‌تر تبدیل کنیم.
۴. بازخورد بدهیم و بازخورد بگیریم
برای آنکه بُعد کمّی کار خود را بیشتر کنیم، می‌توانیم فعالیت بیشتری داشته باشیم اما برای افزایش بُعد کیفی چه کاری از دستمان برمی‌آید؟ یک راه‌حل مؤثر برای ارتقاء کیفیت کار خود و دیگر اعضای تیم، بازخورد دادن است. ما با انتقادهای سازنده‌ای که از هم می‌کنیم می‌توانیم کیفیت کار تیم را افزایش دهیم و یک ارتباط موثر در محیط کار بپرورانیم. از سویی اگر به دیگران بازخورد بدهیم خود ما نیز از همکارانمان می‌توانیم بازخورد بگیریم. در جریان همین انتقادهای مثبت و منفی است که نظرات جالبی ردوبدل می‌شود و چشممان به روی نقاط قوت و ضعفی که داریم باز خواهد شد.
۵. گفت‌وگوی مؤثرتر، تنش و زدوخورد کمتر!
یکی از مهارت‌های برقراری ارتباط موثر در محیط کار، توانایی گفت‌وگو کردن است. منظور از توانایی گفت‌وگو این نیست که چه موضوعی را مطرح می‌کنیم. منظور این است که آن موضوع را چطور بیان می‌کنیم. نحوۀ بیان می‌تواند محیط کار را به تنش بکشاند یا بر عکس، کاملاً سازنده و تاثیرگذار باشد.
برای آنکه شاهد یک ارتباط مؤثر در فضای کار باشیم، خوب‌تر آن است که بهترین کلمات را برای صحبت‌های خود انتخاب کنیم یا گاهی با چاشنی طنز منظورمان را به هم‌تیمی‌های خود برسانیم. گفت‌وگوی مؤثر سوءتفاهم‌های داخل تیم را برطرف می‌کند و به جای آنکه مجبور باشیم حجم زیادی از حرف‌ها را در قفسه‌های ذهن خود نگه داریم، می‌توانیم در فضایی امن و دوستانه آن‌ها را بیان کنیم. هرگاه حس کردیم نمی‌توانیم به‌راحتی با اعضای تیم صحبت کنیم، پس احتمالاً یک جای کار می‌لنگد!
۶. تشویق و حمایت، به مقدار لازم!
تشویق کردن اگر در جای درست و زمان مناسب باشد، نتیجۀ مطلوبی نیز با خود به دنبال دارد. بنابراین وقتی حرکت مثبتی از همکار خود می‌بینیم، بهتر است تلاش او را به زبان بیاوریم و نشان دهیم ارزش کارش را دیده‌ایم و از این بابت تحسینش می‌کنیم.
در کنار تشویق، بهتر است حمایت خود را در موقعیت‌های مختلف از همکارمان دریغ نکنیم. اینکه در بزنگاه‌های کاری با همکار خود همدل باشیم و احساس تنهایی و انزوا را از او دور کنیم، ما را به سمت یک ارتباط موثر در محیط کار سوق می‌دهد.
۷. زبان بدن را دست‌کم نگیریم
توجه به زبان بدن ارتباط مؤثر خلق می‌کند. چرا که هر کدام از حرکات ما نشان‌دهندۀ احساس جاری در آن لحظۀ ماست. چه در مقام گوینده باشیم و چه در جایگاه شنونده، زبان بدن بخش خیلی مهمی از فضای گفت‌وگوی ما را شکل می‌دهد. مثلاً وقتی در حال صحبت با همکارمان هستیم و در حرکات او نوعی اضطراب مشاهده می‌کنیم، بهتر است با واکنش‌های مؤثر خود اضطراب وی را کاهش دهیم.
می‌توانیم با حرکات دست و چشم و سر صحبت‌های او را تایید کنیم، ژست و رفتار صمیمانه‌تری هنگام گفت‌وگو داشته باشیم، تجربیات و حس مشابه خود را در مورد موضوع مورد بحث با او در میان بگذاریم و این پیام را به او بدهیم که صحبت‌هایش را درک می‌کنیم، به او گوش می‌دهیم و عجله‌ای هم برای پایان یافتن این مکالمه نداریم.
۸. از فعالیت‌های تیم‌سازی غافل نشویم
ما به‌عنوان یکی از اعضای تیم می‌توانیم در شکل‌گیری فضای تعاملی در محیط کار نقش ایفا کنیم. برای این هدف لازم نیست که حتماً مدیر تیم یا سازمان باشیم، بلکه در قامت یکی از اعضا می‌توانیم گفت‌وگوی دو یا چند نفره با همکارانمان داشته باشیم، آن‌ها را به بازی‌های گروهی دعوت کنیم، در زمان‌های استراحت به فعالیت‌ها و سرگرمی‌های تیمی مشغول شویم و از این طریق احساس خود را با دیگر اعضای تیم به اشتراک بگذاریم. فعالیت‌های گروهی به دلیل تاثیری که در شناخت همکاران از هم دارند به یک تیم‌سازی قوی و ارتباط موثر در محیط کار منجر می‌شوند.
۹. شکل‌های ارتباطی متنوع را امتحان کنیم
قالب‌های مختلفی برای ارتباط با همکاران وجود دارد: تماس تلفنی، تماس تصویری، پیام متنی و صوتی، دیدار حضوری و... . جدای از کاربردهایی که هر کدام از این قالب‌ها دارند، بهتر است به شرایط و روحیات همکار خود بیندیشیم. گاهی ممکن است تماس تصویری گزینۀ مناسب برقراری ارتباط باشد، گاهی دیدار حضوری و گاهی نیز پیام متنی. تنوع دادن به نحوۀ ارتباط با اعضای تیم سبب می‌شود در هر موقعیت بهترین ابزار ارتباطی را به کار بگیریم و شکل ارتباط یکنواخت را به ارتباطات متنوعِ مؤثر تبدیل کنیم.
ایستگاه پایانی دربارۀ ارتباط موثر در محیط کار
فضای کار گاهی فراتر از یک محیط صرفاً کاری و شغلی است. ما با همکارانمان زندگی می‌کنیم و چالش‌های کوچک و بزرگی را از سر می‌گذرانیم. مهم آن است که این فراز و فرودها را زیر سایۀ روابطی مؤثر پیش ببریم. برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار می‌توانیم به روحیات همکارانمان توجه کنیم، به‌جای ایجاد تنش از گفتوگوهای دوستانه بهره ببریم، همدلی را در خود تقویت کنیم و حمایت بی‌قیدوشرط خود را به اعضای تیم نشان دهیم. حال شما بگویید. از چه روش‌هایی برای تبدیل محیط کار به یک فضای دوستانه و سازنده استفاده می‌کنید؟
دیدگاه‌ها
برای ثبت دیدگاه لطفاً وارد حساب کاربری‌تان شوید.
.png)
