چگونه با مدیریت زمان، بهتر برنامه‌ریزی کنیم؟
هیچ‌وقت روزی که تصمیم گرفتم فریلنسر باشم را فراموش نمی‌کنم. خیلی خوشحال بودم. بالاخره به آرزویم رسیده بودم. همیشه دوست داشتم رئیس و کارمند خودم باشم. برای من که به کار کردن در خانه علاقهٔ زیادی داشتم چه چیزی بهتر از این می‌توانست باشد!
هنوز زمان زیادی از شروع کارها و پروژه‌هایم نگذشته بود که نگرانی و دلشورهٔ تحویل به موقع کارها آرامش درونی و بیرونی‌ام را به هم ریخت. احساس می‌کردم با وجود داشتن ساعت‌های طولانی کاری سوار بر اسبی سرکش شده‌ام که افسارگسیخته می‌تازد. بله! اسب سرکش زمان. هیچ تسلطی بر آن نداشتم. با کوچک‌ترین اتفاق پیش‌بینی‌ناپذیری نظم فکری و تمرکزم را از دست می‌دادم. همین پریشان‌حالی کارکردم را کم کرده بود. زمان تحویل کارها فرا می‌رسید اما کار من هنوز تمام نشده بود. برای پرهیز از بدقولی و شرمندگی تصمیم گرفتم در شیوهٔ مدیریت زمانم تجدیدنظر کنم.
مدیریت زمان با توجه به شرایط و وظایف هر فرد متفاوت است. اگر به راهکارهای درست مدیریت زمان دقت کنیم متوجه می‌شویم که اگرچه مدیریت زمان با توجه به موقعیت زندگی افراد متفاوت است اما اصول مشترکی وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانیم افسار زمان را در دست بگیریم.
در این مقاله چند نکته را با هم مرور می‌کنیم که با به کار بستن آن ها یاد می‌گیریم چطور زمان خود را مدیریت کنیم و اسب سرکش زمان را رام کنیم و با برنامه‌ریزی بهتر به تاخت به سمت موفقیت بتازیم. برای این کار باید چند عادت و تکنیک را به کار بگیریم که در ادامه آن‌ها را با هم بررسی می‌کنیم.
منعطف باشیم
سفر مدیریت زمان با برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی روزانهٔ کارها شروع می‌شود. بی‌شک برنامه‌ای که مکانیکی طراحی شده باشد جز خستگی و کسالت نتیجه‌ای ندارد. اما برنامه‌ای که بر پایهٔ سنجش و نگرش درست طراحی شده باشد باعث بهره‌وری بیشتر می‌شود و ما را سریع‌تر به اهدافمان می‌رساند.
هرچقدر فریلنسری با برنامه‌ریزی دقیق و منظم باشیم باز هم این احتمال وجود دارد که حین انجام کاری، کار پیش‌بینی‌نشده‌ای به ما محول شود. اینجاست که اگر برنامهٔ منعطف و شناوری برای خود ریخته باشیم می‌توانیم بدون اضطراب و دلهره برنامهٔ خود را پیش ببریم و آن را کامل کنیم.
عاقلانه اولویت‌بندی و دسته‌بندی کنیم
برای اینکه دید درستی برای برنامه‌ریزی داشته باشیم مهم است که بدانیم آن‌ها را براساس چه معیارهایی سازمان‌دهی می‌کنیم.
توانایی اولویت‌بندی کردن کارها رمز موفقیت در مدیریت زمان است. برای رسیدن به این توانایی بهتر است با حذف کارهایی که لازم نیست در ابتدا انجام دهیم شروع کنیم. این رویکرد کمک می‌کند که مطمئن باشیم کارهای مهم و ضروری را انجام می‌دهیم.
استفان کاوی، نویسندهٔ کتاب معروف هفت عادت مردمان مؤثر، برای اولویت‌بندی و دسته‌بندی کردن کارها ماتریس آیزِنهاوِر را پیشنهاد می‌هد. طبق این ماتریس کارها و وظایف براساس اولویت و ضرورتشان انجام می‌شوند. یعنی برای اولویت‌بندی و دسته‌بندی کارها باید به این چهار حالت توجه کنیم:
مهم و فوری‌اند: کارهایی که مهم و فوری‌اند را فوری انجام می‌دهیم.
مهم‌اند اما فوری نه: همیشه کارهای مهمی وجود دارند که نیاز به اقدام فوری ندارند. بهتر است برای این جور کارها استراتژی بلندمدتی ترتیب دهیم و به مرور بخشی از آن را پیش ببریم.
فوری‌اند اما مهم نه: بعضی از وظایف مهم نیستند اما باید آن‌ها را فوری انجام داد. می‌توانیم تعداد این قبیل کارها را به حداقل برسانیم، به دیگران واگذار یا آن‌ها را حذف کنیم. زیرا این قبیل کارها تمرکز ما را کاهش می‌دهند، حواسمان را پرت و خروجی کارمان را ضعیف می‌کنند.
نه مهم‌اند و نه فوری: این وظایف ارزش چندانی ندارند و برای افزایش کارایی باید تا آنجا که می‌توانیم آن‌ها را حذف کنیم.
وقتی بتوانیم با این رویکرد کارها و فعالیت‌های روزانهٔ خود را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنیم دیگر می‌دانیم زمان خود را بر چه چیزی متمرکز کنیم و در مصرف انرژی ذهنی خود صرفه‌جویی و کارایی و اثربخشی فعالیت‌هایمان را چند برابر کنیم.
کارهای دشوار را صبح انجام دهیم
برای بیشتر افراد چند ساعت اول کار پربارترین است. صبح‌ها بهترین زمان برای داشتن تمرکز است. میزان انرژی انسان برای انجام فعالیت صبح‌ها بیشتر است و به همین دلیل به راحتی می‌توانیم از عهدهٔ کارهای بزرگ برآییم. عجیب است اما مغز وقتی هنوز کاملا هوشیار نیست تمرکز بیشتری دارد. درواقع مغز وقتی هوشیار شد انرژی کمتری برای رؤیاپردازی و نگرانی برای کارهای مهم دارد. پس بهتر است برای این که برنامه‌ریزی بهتری داشته باشیم از این موضوع به نفع خود استفاده کنیم و سخت‌ترین کار روزانهٔ خود را صبح‌ها انجام دهیم.
اگر جزو افرادی هستیم که زمان بهره‌وری بیولوژیکی‌مان صبح‌ها نیست یا زمان دقیق آن را نمی‌دانیم می‌توانیم روز کاری خود را به ۳ تا ۵ بازهٔ زمانی تقسیم کنیم و با استفاده از یک دفترچه یادداشت یا ابزارهای ردیابی، زمان بهره‌وری خود را برای مدت مشخصی مثلاً یک هفته پیگیری کنیم. بعد به این بازه‌های زمانی از بیشترین تا کم‌ترین میزان بهره‌وری امتیاز دهیم. زمان بیولوژیک ما برای کار کردن بازه‌ای است که بیشترین امتیاز را گرفته است.
تنوع داشته باشیم
اگر فریلنسر باشیم و بخواهیم برنامهٔ فشرده‌ای برای خود ترتیب دهیم به سرعت خسته و فرسوده می‌شویم. در طول یک روز کاری همهٔ ما فعالیت‌هایی را انجام می‌دهیم که نیاز به تلاش دارد. بدن با افزایش ضربان قلب باعث افزایش فشار و خستگی می‌شود. اگر این واکنش‌های فیزیولوژیک به سطح اولیهٔ خود بر نگردد تأثیرات منفی فیزیولوژیک و روانی ایجاد می‌کند. پس اگر قصد داریم برنامه‌ای ترتیب دهیم که در نهایت، بهره‌وری و تمرکز ما را افزایش دهد و بتوانیم مدیریت زمان را در دست بگیریم توجه کنیم که هنگام برنامه‌ریزی، موارد زیر را در آن بگنجانیم:
ـ داشتن زمان برای ورزش و نرمش
ـ دیدن فیلم
ـ خواندن کتاب
ـ داشتن روز تعطیلی مشخص
ـ رسیدگی کردن به کارهای شخصی
ـ وقت گذراندن با خانواده
ـ خلق کردن خرده‌عادت‌های جدید
زمانی که بتوانیم کارایی مغز خود را بیشتر کنیم به نتایج خلاقانه و شگفت‌انگیز می‌رسیم. دانشمندان معتقدند اختصاص دادن زمان زیاد برای انجام دادن وظایف یکنواخت نتایج مخرب کوتاه و بلندمدت دارد. افراد خسته کارها را بیشتر به تعویق می‌اندازند و به سادگی حواسشان پرت می‌شود.
از تکنیک پومودورو استفاده کنیم
در اواخر دههٔ ۱۹۸۰ دانشجویی ایتالیایی به نام فرانچسکو سیریلو برای آنکه بتواند بر تکالیف خود تمرکز کند تکنیک پومودورو را ابداع کرد. او برای اجرای این تکنیک از یک زمان‌سنج آشپزخانه که به شکل گوجه فرنگی بود استفاده کرد. در زبان ایتالیایی به گوجه فرنگی پومودورو می‌گویند. به این شکل تکنیک پومودرو متولد شد. عملکرد این تکنیک به این ترتیب است:
ـ ابتدا لیستی از کارهای خود را تهیه می‌کنیم.
ـ اگر کارهایمان زمان‌بر است آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم.
ـ زمان‌سنج را بر روی ۲۵ دقیقه تنظیم می‌کنیم، شروع به انجام کارها می‌کنیم و تا زمانی که زمان‌سنج به صدا در نیامده است بر کار خود متمرکز می‌شویم.
ـ پس از ۲۵ دقیقه جلوی آن کار در لیست کارها علامت می‌زنیم و ۵ دقیقه استراحت می‌کنیم.
ـ این روند را تا ۴بار پشت سر هم اجرا می‌کنیم و پس از آن برای حفظ تمرکز یک استراحت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای به خودمان می‌دهیم.
ـ دوباره تکنیک را با بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه کار متمرکز و ۵ دقیقه استراحت از سر می‌گیریم.
همان‌طور که گفته شد یکی از قوانین طلایی این تکنیک خرد کردن کارهای پیچیده و زمان‌بر است. به کمک این قانون می‌توانیم پیشرفت زیادی در انجام کارهای سخت خود ببینیم.
واحد زمانی در تکنیک پومودورو تجزیه‌ناپذیر است. بنابراین اگر کارهایی داشتیم که به زمان کمتری نیاز داشت می‌توانیم آن‌ها را با کارهای کوچک دیگر ادغام کنیم و در بازهٔ زمانی مشخص‌شده انجام دهیم.
نکته‌ای که سیریلو در هنگام اجرای این تکنیک بر آن تأکید می‌کند پیگیری وقفه‌های داخلی یا خارجی است. یعنی اگر هنگام اجرای این تکنیک بنابه دلایلی دچار وقفه‌ای شدیم باید پس از ۵ دقیقه استراحت دوباره آن ۲۵ دقیقه را از سر بگیریم و از عواملی که باعث ایجاد وقفه می‌شوند پرهیز کنیم.
سخن پایانی
زمان ارزشمندترین سرمایهٔ ماست که باید به بهترین شیوه آن را مدیریت کنیم. هر کدام از ما با توجه به یک‌سری معیارهای شخصی زمان خود را مدیریت می‌کنیم. با وجود این، معیارهای مشخصی وجود دارد که براساس آن می‌توانیم زمان خود را بهتر مدیریت کنیم و برنامه‌ریزی بهتری برای کارهایمان داشته باشیم. اگر شما هم فریلنسر هستید باید بدانید که فریلنسر موفق از همان ابتدا مولد به دنیا نیامده است، بلکه مهارت‌های لازم برای انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر را آموخته است. در این حرفه باید بتوانیم بهره‌وری خود را افزایش دهیم. بهره‌وری استعدادی ذاتی نیست، مهارتی آموختنی است. پس هرکدام از ما باید آن را در خود بپرورانیم.
برای آنکه زمان خود را به درستی مدیریت کنیم باید صرفاً بر فعالیت‌های روزانهٔ خود تمرکز کنیم. چگونگی اولویت‌بندی کارها و وظایف روزانه عامل مهمی در موفقیت ماست. نیازی نیست در لیست کارهای خود وسواس داشته باشیم. برای عملکرد بهتر خودمان در زندگی فقط کافی است تعادل مناسبی بین کار و زندگی ایجاد کنیم. سعی کنیم برنامهٔ خود را با ایجاد و تقویت عادات صحیح طرح‌ریزی کنیم.
شما چه معیارهایی برای مدیریت زمان دارید؟ لطفاً آن را با ما درمیان بگذارید.
منابع
دیدگاه‌ها
برای ثبت دیدگاه لطفاً وارد حساب کاربری‌تان شوید.
