چگونه با مدیریت زمان، بهتر برنامه‌ریزی کنیم؟

هیچ‌وقت روزی را که تصمیم گرفتم از کارمندی به فریلنسری شغلم را تغییر دهم فراموش نمی‌کنم؛ شوقِ آزادی و هیجان مدیریت زمان برای کارهای شخصی‌ام وجودم را گرفته بود. به خودم گفتم: «از فردا، رئیس و کارمند خودم هستم.» برای کسی که همیشه دلش می‌خواست پشت میزِ خودش کار کند، چه لذتی بهتر از این بود؟

اما طولی نکشید که خوشحالیِ روز اول جایش را به دلشوره داد. موعد تحویل پروژه‌ها از راه می‌رسید و من در کشمکش درونی با زمان گیر افتاده بودم؛ کشمکشی که بهره‌وری مرا کاهش می‌داد و ضرب‌الاجل‌ها را به کابوس تبدیل می‌کرد. هر اتفاق کوچکِ پیش‌بینی‌نشده، تمرکزم را بر هم می‌زد و باعث می‌شد برای تحویل به‌موقع شرمنده شوم.

همان‌جا فهمیدم اگر می‌خواهم در مسیر فریلنسری پایدار بمانم، باید افسار زمان را به دست بگیرم. وقتی بر این موضوع تمرکز کردم، متوجه شدم درست است که هر فردی سبک زندگی و وظایف خاص خودش را دارد، اما اصول مشترکی وجود دارد که اگر آن‌ها را اجرا کنیم، دیگر  دلشورۀ تحویل پروژه‌ها را نخواهیم داشت و کیفیت زندگی‌مان افزایش می‌یابد.

برای این منظور، قصد دارم در این مقاله، چند تکنیک مهم برای مدیریت بهتر زمان را معرفی کنم تا به کمک آن‌ها بتوانید در مسیر فریلنسری برنامه‌ریزی اصولی‌تری داشته باشید، بهره‌وری خود را افزایش دهید و دستاوردهای بیشتری کسب کنید.

منعطف باشیم؛ مدیریت زمان بدون انعطاف یعنی شکست

سفر مدیریت زمان از جایی شروع می‌شود که ما تصمیم می‌گیریم کارهای روزانه‌مان را با نظم و سازمان‌دهی پیش ببریم. اما این نکته را نباید فراموش کنیم که برنامه‌ریزی مؤثر، خشک و مکانیکی نیست. برنامه‌ای که بدون شناخت موقعیت و انعطاف طراحی شده باشد، خیلی زود به خستگی و دلزدگی منجر می‌شود.

در مقابل، برنامه‌ای که منعطف و آگاهانه باشد، به ما کمک می‌کند با انرژی بیشتری کار کنیم، تصمیمات بهتری بگیریم و خیلی سریع‌تر از آنچه فکر می‌کنیم به هدف‌هایمان برسیم.

در دنیای پویای فریلنسری، گاهی در میانهٔ انجام یک کار، پروژه یا مسئولیت جدیدی به ما سپرده می‌شود. اگر از قبل برای کارهایمان زمان‌بندی منعطفی طراحی کرده باشیم، می‌توانیم بدون اضطراب و بی‌نظمی، تغییرات را مدیریت کنیم و همچنان طبق برنامه پیش برویم.

استفان کاوی، نویسندهٔ کتاب معروف هفت عادت مردمان مؤثر، برای اولویت‌بندی و دسته‌بندی کردن کارها ماتریس آیزِنهاوِر را پیشنهاد می‌هد. طبق این ماتریس کارها و وظایف براساس اولویت و ضرورتشان انجام می‌شود. یعنی برای اولویت‌بندی و دسته‌بندی کارها باید به این چهار حالت توجه کنیم:

مهم و فوری‌اند: کارهایی که مهم و فوری‌اند را فوری انجام می‌دهیم.

مهم‌اند اما فوری نه: همیشه کارهای مهمی وجود دارد که نیاز به اقدام فوری ندارد. بهتر است برای این جور کارها استراتژی بلندمدتی ترتیب دهیم و به مرور بخشی از آن را پیش ببریم.

فوری‌اند اما مهم نه: بعضی از وظایف مهم نیستند اما باید آن‌ها را فوری انجام دهیم. می‌توانیم تعداد این قبیل کارها را به حداقل برسانیم، به دیگران واگذار یا آن‌ها را حذف کنیم. زیرا این قبیل کارها تمرکز ما را کاهش می‌دهند، حواسمان را پرت و خروجی کارمان را ضعیف می‌کنند.

نه مهم‌اند و نه فوری: این‌ وظایف ارزش چندانی ندارند و برای افزایش کارایی باید تا آنجا که می‌توانیم آن‌ها را حذف کنیم.

وقتی بتوانیم با این رویکرد کارها و فعالیت‌های روزانهٔ خود را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنیم دیگر می‌دانیم زمان خود را بر چه چیزی متمرکز کنیم و در مصرف انرژی ذهنی خود صرفه‌جویی‌ و کارایی و اثربخشی فعالیت‌هایمان را چند برابر کنیم.

کارهای سخت را صبح انجام دهیم؛ از زمان طلایی خود غافل نشویم

برای بیشتر ما، صبح‌ها پربازده‌ترین زمان روز هستند. چند ساعت اول بیداری، جایی است که مغز هنوز درگیر دغدغه‌ها و مشغله‌های روزمره نشده و انرژی ذهنی ما در بیشترین مقدار است. شاید عجیب به نظر برسد، اما وقتی هنوز کاملاً هوشیار نیستیم، تمرکز عمیق‌تری داریم. چون ذهن هنوز گرفتار حواس‌پرتی‌های آگاهانه نشده است. همین نکتهٔ ساده باعث می‌شود انجام کارهای دشوار در ابتدای روز بسیار مؤثرتر باشد.

اگر می‌خواهیم برنامه‌ریزی روزانه‌مان دقیق‌ و هوشمندانه‌ باشد، باید این ریتم طبیعی بدن را جدی بگیریم.

اما اگر از آن دسته افرادی هستید که احساس می‌کنید صبح‌ها زمان طلایی شما نیست یا دقیق نمی‌دانید چه ساعاتی بهتر کار می‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم روزِ کاری خود را به ۳ تا ۵ بازهٔ زمانی تقسیم کنید.

با استفاده از یک دفترچهٔ یادداشت یا اپلیکیشن‌های ردیابی زمان، یک هفته عملکرد خود را زیر نظر بگیرید. سپس به هر بازه از نظر تمرکز و کیفیت کار امتیاز دهید. بازه‌ای که بیشترین امتیاز را می‌گیرد، همان زمان بیولوژیک بهره‌وری شماست که بهترین زمان برای انجام کارهای مهم است.

تنوع داشته باشیم؛ یکنواختی دشمن تمرکز است

اگر فریلنسر پرمشغله‌ای هستید که برای خود برنامه‌ای فشرده و بدون تنوع طراحی کرده‌اید، خیلی زود دچار فرسودگی شغلی خواهید شد. بدن ما در طول روز واکنش‌های فیزیولوژیکی مختلفی نسبت به استرس و کار زیاد نشان می‌دهد. برای مثال، افزایش ضربان قلب یا تنش عضلانی. اگر این حالت‌ها به‌موقع به سطح عادی برنگردند، علاوه‌بر خستگی جسمی گرفتار فرسودگی شغلی نیز می‌شویم.

برای اینکه برنامهٔ کاری ما به افزایش تمرکز و بهره‌وری واقعی منجر شود، باید تنوع هوشمندانه را در آن بگنجانیم. به‌زبان ساده، برنامه‌ریزی اصولی فقط به معنای زمان‌بندی کردن کارها نیست؛ به معنای زمان‌بندی کردن تمام فعالیت‌های کاری و تفریحی خودمان است.

فعالیت‌هایی که بهتر است در برنامهٔ روزانه یا هفتگی ما گنجانده شوند:

• 🧘‍♀️ ورزش و نرمش‌های روزانه
• 🎬 تماشای فیلم یا سریال
• 📖 مطالعهٔ کتاب (نه‌فقط کتاب‌های آموزشی)
• 🛏 تعیین حداقل یک روز تعطیل مشخص
• 🧺 رسیدگی به امور شخصی و کارهای خانه
• 👨‍👩‍👧 وقت‌گذرانی با خانواده یا دوستان نزدیک
• 🧠 ایجاد عادت‌های کوچک و سازنده برای رشد فردی

مغز ما برای تولید ایده‌های خلاقانه به استراحت، الهام و تنوع نیاز دارد. تحقیقات علمی نشان داده‌اند که انجام طولانی‌مدت وظایف یکنواخت، تمرکز را کاهش می‌دهد و باعث اهمال‌کاری و حواس‌پرتی مزمن می‌شود.

🍅 از تکنیک پومودورو استفاده کنیم؛ تمرکز قطعه‌قطعه

در اواخر دههٔ ۱۹۸۰ میلادی، یک دانشجوی ایتالیایی به نام فرانچسکو سیریلو برای اینکه بتواند بهتر بر تکالیفش تمرکز کند، روشی ابتکاری را ابداع کرد. او تایمر آشپزخانه را که به‌شکل گوجه‌فرنگی بود روی میز گذاشت، زمان را ۲۵ دقیقه تنظیم کرد و خود را موظف کرد در این مدت فقط بر یک کار مشخص تمرکز کند.

در زبان ایتالیایی، به گوجه‌فرنگی پومودورو (Pomodoro) می‌گویند. به این ترتیب تکنیک پومودورو خلق شد.

تکنیک پومودورو یکی از روش‌های کارآمد برای مدیریت زمان و تمرکز عمیق است. ساختار ساده اما مؤثر این تکنیک به‌شکل زیر است:

۱. 📋 فهرستی از کارهای روزانۀ خود را تهیه کنید.

۲. ⏳ اگر کاری زمان‌بر یا پیچیده است، آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.

۳. ⏱ تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و بدون وقفه شروع به انجام کار مشخصی کنید.

۴. ✅ بعد از اتمام زمان، کارتان را علامت بزنید و ۵ دقیقه استراحت داشته باشید.

۵. 🔁 این چرخه را چهار بار تکرار کنید و سپس یک استراحت بلند ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای داشته باشید.

۶. ♻️ دوباره از اول، با همان الگوی ۲۵–۵ ادامه دهید.

یکی از قوانین طلایی در این روش، «تقسیم کارهای بزرگ به واحدهای کوچک‌تر» است. با این تکنیک، کارهای دشوار ساده‌تر می‌شوند و به‌تدریج پیش می‌روند. اگر کاری دارید که به زمان کمتری از یک پومودورو نیاز دارد، می‌توانید آن را با وظایف کوچک دیگر ترکیب کنید و در یک بازه انجام دهید.

نکتهٔ کلیدی:

سیریلو تأکید می‌کند که هر پومودورو باید بدون وقفه انجام شود. اگر حین کار حواستان ‌پرت شد یا وقفه‌ای بیرونی پیش آمد، آن پومودورو دیگر معتبر نیست و باید از نو شروع شود. پس حین اجرای تکنیک، محیط کاری را از مزاحمت‌ها پاک‌سازی کنید.

🧭 سخن پایانی؛ مدیریت زمان مهارتی آموختنی است

زمان ارزشمندترین دارایی ماست؛ سرمایه‌ای که بازیابی‌شدنی نیست. هرکدام از ما با توجه به سبک زندگی، نوع شغل و ویژگی‌های شخصیتی‌ خود تلاش می‌کنیم آن را بهتر مدیریت کنیم.

اما واقعیت این است که صرفاً براساس سلیقه نمی‌توان به بهترین روش مدیریت زمان رسید. اصول و معیارهایی وجود دارد که اگر آن‌ها را بیاموزیم و اجرا کنیم، بهره‌وری ما به‌شکل چشم‌گیری افزایش می‌یابد.

اگر شما هم فریلنسر یا دورکار هستید، فراموش نکنید هیچ‌کس از ابتدا با مهارت کامل به دنیا نیامده است. فریلنسر موفق کسی است که توانایی انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر را به‌مرور در خود پرورانده است.

در دنیای امروز، بهره‌وری دیگر استعداد ذاتی نیست؛ مهارتی آموختنی است و شما هم می‌توانید با تمرین، اراده و تکرار آن را در خود تقویت کنید.

برای اینکه زندگی باکیفیت‌تری داشته باشیم، کافی است بر وظایف روزانه‌مان تمرکز کنیم، اولویت‌ها را بشناسیم و بین کار و زندگی شخصی تعادل برقرار کنیم. اگر این تعادل ایجاد شود، ذهن ما خلاق‌ و عملکردمان رضایت‌بخش خواهد شد.

در نهایت، برای مدیریت زمان به طراحی یک برنامهٔ واقعی و شخصی‌سازی‌شده نیاز داریم تا بتوانیم عادت‌های درست و پایدار را در زندگی روزمره‌مان جای دهیم.

💬 شما برای مدیریت زمان از چه روش‌هایی استفاده می‌کنید؟

تجربه‌تان را با ما به اشتراک بگذارید. شاید الگویی برای دیگران باشید.