۱۰ فرمان حرفه‌ای ارسال ایمیل
ایمیل فرستادن یکی از راه‌های انتقال پیام در ارتباط‌های کاری است. با گسترش کسب‌وکارهای اینترنتی استفاده از این ابزار هم رایج‌تر شده است اما متأسفانه بیشتر ما دربارۀ نحوۀ ارسال ایمیل و این که چگونه از ایمیل به‌درستی و حرفه‌ای استفاده کنیم چیز زیادی نمی‌دانیم.
بسیاری از ما روزانه ده‌ها ایمیل دریافت یا ارسال می‌کنیم در حالی که نمی‌دانیم برای نگارش و ارسال آن باید اصول آن را بشناسیم و رعایت کنیم. اگر فریلنسر باشیم یا به‌دنبال برندسازی شخصی باشیم باید آداب حرفه‌ای ایمیل را بشناسیم. ناآگاهی از این اصول باعث می‌شود اشتباهات زیادی مرتکب شویم. اشتباهاتی که ممکن است پیامدهای جبران‌ناپذیر کاری برای ما به همراه داشته باشند.
در این مقاله با اصولی برای ایمیل فرستادن آشنا می‌شویم که برای هر فردی کاربردی است. به کمک این اصول می‌توانیم ضمن حرفه‌ای بودن، ایمیل اثربخشی بنویسیم.
۱. شناخت ارتباطات گروه
روش‌های زیادی برای نوشتن ایمیل وجود دارد. معمولاً هرکدام از ما روش متفاوت و منحصر به‌فردی داریم. اما وقتی تصمیم بگیریم ایمیل کاری بنویسیم، برای اینکه ایمیل ما حرفه‌ای به نظر برسد باید توجه کنیم که برای چه کسانی می‌نویسیم، چقدر گیرندۀ ایمیل را می‌شناسیم، آیا او را شخصاً می‌شناسیم یا مجازی، از نوشتۀ ما چه برداشتی می‌شود و قرار است با نوشتن ایمیل کدام بخش از ارتباطات کاریمان را شکل دهیم. براساس این اطلاعات نحوۀ ارسال ایمیل و نوشتن محتوای آن را انتخاب می‌کنیم.
اگر فریلنسر هستیم و قرار است با استفاده از ارتباطات ایمیلی، سفارش و دستورالعمل‌های کاری خود را دریافت کنیم، توجه کنیم که سازمان یا تیم کارفرمای ما از چه قواعدی استفاده می‌کند. با آگاهی از قواعد داخلی تیم کارفرما و الگو قرار دادن باید و نبایدهای ایمیل‌نویسی می‌توانیم ارتباط مؤثری برقرار کنیم. وقتی بدانیم کافرمای ما دقیقاً چه انتظاری دارد عملکرد بهتری خواهیم داشت.
۲. انتخاب لحن
انتخاب اینکه ایمیل خود را چگونه و با چه لحنی بنویسیم شاید چالش بزرگی باشد اما در ایمیل‌های کاری بهترین لحن برای نوشتن لحن رسمی و مؤدبانه است. چراکه لحن و ادبیات هر متنی در حکم لباس و امضای آن متن است.
همیشه ایمیل خود را با یک سلام و با مقدمه‌ای کوتاه و رسمی شروع کنیم. اگر بخواهیم از موضوعاتی بنویسیم که دربارهٔ آن در ایمیل قبلی صحبت یا تلفنی گفت‌وگو کردیم، باز هم پسندیده است که سخن خود را با یک سلام و مقدمهٔ بسیار کوتاهی شروع کنیم. این نوع نگارش چه برای همکاری باشد که سال‌هاست او را می‌شناسیم و چه برای کسی باشد که او را به‌خوبی نمی‌شناسیم بسیار مطلوب است.
پس از نگارش متن فراموش نکنیم در پایان از کلمات احترام‌آمیز و رسمی مانند: ارادتمند، بااحترام، با آرزوی موفقیت و کلماتی مشابه آن استفاده کنیم و تاریخ نگارش را ذکر کنیم.
۳. موضوع
یکی از ضروریاتی که هنگام ارسال ایمیل نباید فراموش کنیم نوشتن موضوع به‌طور مختصر است. نوشتن موضوع موجب می‌شود تا مخاطب متوجه شود که ایمیل دریافتی‌اش به‌طور مشخص دربارهٔ چه موضوعی است. اگر ایمیل دربارهٔ موضوعی است که به پاسخ فوری آن نیاز داریم، در قسمت موضوع حتماً این نکته را درج کنیم.
۴. اختصار
ایمیل طولانی گیرنده را خسته می‌کند. زمانی که بخواهیم ایمیلی دربارهٔ پروژه‌ای بفرستیم که راجع‌به آن با هم‌تیمی‌های خود صحبت کردیم بهترین روش این است که کوتاه و مختصر بنویسیم. با این روش راحت‌تر می‌توانیم نکات مهم صحبت خود را انتقال دهیم. از طرفی خواننده هم سردرگم نمی‌شود و به‌سرعت پیام را دریافت می‌کند.
از آنجا که بیشتر افراد برای خواندن ایمیل‌های خود از تلفن‌همراه استفاده می‌کنند، مختصرنویسی کمک می‌کند تا در تلفن‌های هوشمند آسان‌تر خوانده شوند.
۵. چهارچوب و هدف
پیش از ارسال ایمیل باید بدانیم که از گیرنده چه انتظاری داریم. آیا قرار است گیرنده پس از دریافت اقدام خاصی انجام دهد یا هدفمان از ارسال ایمیل صرفاً اطلاع‌رسانی است؟ توجه به همین نکته به ما کمک می‌کند تا ایمیلمان به‌اصطلاح باز نباشد و گیرنده به‌طور مشخص بداند که تا چه زمانی چه کاری را باید انجام دهد.
در این باره یک توصیه کاربردی این است که پیش از ارسال ایمیل، آنچه را می‌خواهیم به دست آوریم تجسم کنیم، سپس نوشتار خود را بر اساس آن تنظیم کنیم.
۶. ایموجی
برخی برای اینکه ایمیلشان خشک و کسالت‌بار نباشد از ایموجی استفاده می‌کنند. استفاده از ایموجی به هنجارهای تیم یا سازمانی که با آن کار می‌کنیم بستگی دارد. اگر ایمیل ایموجی‌دار را برای افرادی می‌فرستیم که خوب آن‌ها را می‌شناسیم و آن‌ها هم ما را خوب می‌شناسند، خوب است. اگر نه، بهتر است در نظر بگیریم که آیا استفاده از ایموجی در ایمیل ما ضروری و پسندیده است یا خیر؟
۷. پاسخ
هیچ‌کس دوست ندارد نادیده گرفته شود. وقتی ایمیلی را به‌موقع پاسخ نمی‌دهیم هویت کاری خود را خدشه‌دار می‌کنیم و احساس نادیده‌انگاری را به طرف مقابل القا می‌کنیم. بهتر است چه زمانی که خودمان ایمیلی را دریافت می‌کنیم و چه زمانی که ایمیلی را ارسال می‌کنیم، حتی اگر فرصت پاسخ‌گویی و توضیح به‌موقع را نداریم، تأیید دریافت ایمیل را جزو آداب حرفه‌ای ایمیل در نظر بگیریم و حتماً به طرف مقابل خود اعلام وصول کنیم. با استفاده از این روش می‌توانیم تعامل مؤثری ایجاد کنیم.
۸. ارسال
اگر لازم باشد که یک ایمیل مشخص مانند پیام تبریک سال نو را به طور دسته‌جمعی ارسال کنیم، دقت کنیم که آیا با تمام آن افراد ارتباط برقرار می‌کنیم یا خیر و آیا ارسال پیام به تمام مخاطبان کار منطقی و شایسته‌ای است؟ ارسال ایمیل به افرادی که در زنجیرهٔ ارتباطی و کاری ما نیستند ممکن است برایشان آزاردهنده باشد.
۹. درست‌نویسی
ایمیلی که غلط املایی فاحش داشته باشد یا از نظر دستوری درست نباشد در گیرنده احساس ناخوشایند و در انتقال پیام خلل ایجاد می‌کند. پیش از ارسال ایمیل حتماً آن را یک بار بخوانیم و برای آن، وقت بگذاریم. قبل از ارسال مطمئن شویم که نوشتۀ ما منطقی است و برای نوشتن آن لحن و اندازۀ فونت مناسب را انتخاب کرده‌ایم. فونت ریز خوانش متن را دشوار می‌کند و فونت درشت هم ممکن است احساسات ناخوشایندی مثل پرخاشگری و عصبانیت را در گیرنده ایجاد کند.
۱۰. رعایت اخلاق
دقت کنیم که در نوشتن متن ایمیل اخلاق را رعایت کنیم و از کلمات توهین‌آمیز استفاده نکنیم. واقعیت این است که ایمیل‌های ارسالی پس از حذف هم مدت زیادی در سرور باقی می‌ماند. ممکن است مشکل ما برطرف شود اما ایمیل غیراخلاقی ما همچنان وجود داشته باشد و بابت آن به دردسر بیفتیم.
به‌طور کلی ده فرمان و جان کلام ایمیل فرستادن این است که:
ـ قوانین ارتباطات گروه یا سازمان کاری خود ر ا بشناسیم.
ـ همیشه لحن رسمی و مؤدبانه داشته باشیم.
ـ موضوع را به‌طور واضح مشخص کنیم.
ـ به‌اختصار و مفید بنویسیم.
ـ برای نوشتن ایمیل چهارچوب و هدفی را در نظر بگیریم.
ـ قبل از استفاده از ایموجی‌ها فکر کنیم.
ـ به‌موقع پاسخ دهیم.
ـ در ارسال دسته‌جمعی پیام دقت کنیم.
ـ درست بنویسیم.
ـ جوانب اخلاق را رعایت کنیم.
نحوۀ ارسال ایمیل و رعایت اصول آن می‌تواند تصویر مثبتی از ما در ذهن دیگران ایجاد کند. شما برای ارسال ایمیل به چه اصولی توجه می‌کنید و کدام اصول برای شما خیلی مهم هستند؟ خوشحال می‌شویم در ادامهٔ این متن آن را با ما درمیان بگذارید.
منابع
دیدگاه‌ها
برای ثبت دیدگاه لطفاً وارد حساب کاربری‌تان شوید.
موضوع: توسعهٔ فردی
بازدید: 184
نویسنده
