ابزارها؛ جادوی مدیریت زمان

همهٔ ما می‌دانیم که برای افزایش بهره‌وری پیش از هر اقدامی باید بتوانیم زمان خود را مدیریت کنیم. برای مدیریت زمان به یک سری مهارت‌های نرم نیازمندیم که در مقالهٔ «چگونه اسب سرکش زمان را مدیریت کنیم» (به‌زودی منتشر می‌شود) به مهم‌ترین آن‌ها اشاره کردیم. در کنار یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان ابزارهای کمکی زیادی وجود دارد که هر کدام متناسب با نیازهای مخاطبان طراحی شده است.

ازجمله ابزار‌های مدیریت زمان می‌توان به ابزار‌هایی مانند تقویم، نرم‌افزارهای یادداشت‌برداری، ردیاب زمان، برنامه‌های تخصصی مدیریت و... اشاره کرد. استفاده از این ابزارها برای مدیریت بهتر زمان شگفت‌انگیز است. زیرا میزان بهره‌وری‌مان را افزایش می‌دهند و بازنگری کارها و ایجاد عادات را برای ما ساده‌تر می‌کند.

انتخاب ابزارهای مدیریت زمان با توجه به نیاز و هدف مخاطبان متفاوت است. برای مثال بعضی‌ها دوست دارند از ابزارهای دیجیتال برای مدیریت زمان استفاده کنند. اما بعضی‌ دیگر تمایل دارند از ابزارهای نوشتاری و دستی کمک بگیرند. با توجه به گستردگی این ابزارها، بعضی از آن‌ها به دلیل سهولت در استفاده و امکاناتشان توجه مخاطبان بیشتری را جلب کرده‌اند.

از آنجایی که هرکدام از ما برای مدیریت زمان معیار و اولویت‌های متفاوتی داریم پیش از اینکه برنامهٔ مدیریت زمان خود را با ابزار‌های مدیریت زمان تلفیق کنیم و بهره‌وری خود را افزایش دهیم بهتر است مشخص کنیم که به ابزاری تک‌منظوره نیازمندیم یا چندمنظوره؟ ابزار را برای هدایت و مدیریت کارهای گروهی می‌خواهیم یا فردی؟ کدام‌یک از قابلیت‌های برنامه برای ما اهمیت بیش‌تری دارد؟ به ابزاری نیاز داریم که بتوانیم آن را در تلفن‌همراه خود نصب کنیم یا در رایانهٔ شخصی از آن استفاده کنیم؟ به ابزاری نیاز داریم که با آن تمرکزمان را هم افزایش دهیم یا ابزاری که تنها مانع فراموشی و به‌هم‌ریختگی کارهایمان شود؟ طرح این پرسش‌ها ما را به انتخاب درست نزدیک می‌کند.

در اینجا با هم به بررسی سه برنامهٔ مهم و کاربردی می‌پردازیم. ابزارهای پرطرفداری که نیازهای بیش‌تری را رفع می‌کنند و در حوزهٔ مدیریت زمان و وظایف، کاربردی‌تر‌ند. همچنین دربارۀ ویژگی‌‌ها و امتیازهای هرکدام صحبت می‌کنیم تا بتوانیم به شکل آگاهانه و مؤثر از آن‌ها استفاده کنیم.

ترلّو

ترلو

ترلو (Trello) ابزاری بسیار جذاب، محبوب و رایگان است. البته اگر بخواهیم از امکانات بیش‌تر و طلایی آن استفاده کنیم باید حق عضویت آن را به صورت ماهانه یا سالانه پرداخت کنیم. ترلو کارکرد شخصی و گروهی دارد و به کمک آن می‌توانیم کارها و پروژهای خود را پیگیری و مدیریت کنیم. امکانات بصری آن مثل نمادها، نوار وظیفه و کارت‌های کوچک رنگی این قابلیت را برای ما فراهم می‌کند که مراحل انجام و پیشرفت کارها را در یک نگاه پیگیری کنیم. این ابزار مدیریت زمان گزینه‌هایی برای سفارشی‌سازی دارد. یعنی با استفاده از کارت‌های رنگی می‌توانیم میزان اهمیت، فوریت و اولویت کارها را مشخص کنیم و پیوست، زمان سررسید و وظایف را معین کنیم. ویژگی‌های این نرم‌افزار عبارتند از:

ـ امکان پیوست فایل و اعلام نظر برای پیشبرد و مشارکت در کارها.

ـ امکان دسته‌بندی کردن کارها و ایجاد مراحل مجزا برای انجام کارها.

ـ ارائهٔ نامحدود کارت، فهرست و تخته‌های دسته‌بندی برای مدیریت وظایف.

ـ فضای نامحدود برای ذخیره کردن.

ـ تجزیه و تحلیل سادهٔ زمان.

ـ ادغام‌پذیری با گوگل‌درایو و دراپ‌باکس.

ـ کارکرد منعطف، متنوع و ساده.

ـ امکان نصب روی سیستم‌عامل اندروید، آی‌اواِس و ویندوز.

ـ امکان اتصال به تقویم.

ـ ارسال اعلان و پیام‌کوتاه به کاربر.

این ابزار مدیریت زمان بیش‌تر برای استفادهٔ حرفه‌ای طراحی شده است اما می‌توانیم از آن برای پیگیری وظایف و برنامه‌های روزانهٔ خود هم استفاده کنیم.

تودولیست

تودولیست (Todolist) یکی از بهترین ابزار‌های مدیریت زمان است که جایگزین واندرلیست (wunderlist) شده است. به کمک این ابزار می‌توانیم پروژه‌ها و کارهای روزانه، هفتگی و بلندمدت خودمان را به‌سرعت سازمان‌دهی و فضای ذهنی خود را باز کنیم. همچنین می‌توانیم فعالیت‌هایمان را بخش‌بندی و الویت‌بندی کنیم و برای آن‌ها زمان سررسید و خرده‌وظایف تنظیم کنیم. یکی از امتیازات تودولیست این است که به هوش مصنوعی مجهز است و برای زمان‌بندی و برنامه‌ریزی مجدد کارها تاریخ‌های بهینه ارائه می‌دهد. علاوه بر آن هر بار که کاری را در زمان مقرر آن انجام دهیم در نمودار نشان داده می‌شود و درنهایت می‌توانیم با استفاده از آن میزان پیشرفت خود در پیشبرد کارها را بسنجیم یا بر آن نظارت کنیم. این برنامه ویژگی‌ها و امکانات متنوعی دارد که با گذشت زمان و نیاز مخاطب به آن افزوده شده‌ است:

ـ مدیریت وظایف همراه با کارهای روزمره.

ـ تعریف و ایجاد وظایف با استفاده از ایمیل.

ـ تعیین اولویت برای کارها.

ـ اشتراک وظایف به صورت آنلاین در کارهای گروهی.

ـ ارسال اعلان‌های یادآوری به ایمیل و پیامک.

ـ ارائهٔ فیلترهای تنظیم‌شونده برای تمرکز کردن بر کارهای مشخص

ـ ردیابی پیشرفت کارها با استفاده از نمودارها.

به طور کلی تودولیست جزو برنامه‌های جامع برای مدیریت زمان است که اولین بار در سال ۲۰۰۷ ارائه شد. مایکروسافت این برنامه را برای مبتدیان رایگان ارائه می‌دهد که با آن می‌توانیم تا ۸۰ پروژه را حداکثر با ۵ نفر مدیریت و هماهنگ کنیم.

پومودورو تایمر

پومودورو تایمر (Pomodoro timer) ارزشمندترین سرمایۀ مدیریت زمان است. اگر بتوانیم در دنیای حواس‌پرت‌کن امروزی تمرکز خود را حفظ کنیم درواقع توانسته‌ایم زمان خود را مؤثرتر مدیریت کنیم. بدون برنامه‌های مدیریت وظایف و با نوشتن کارها روی کاغذ هم می‌توانیم کارهای فردی خود را مدیریت کنیم، اما پومودورو تایمر ابزاری است که کمک می‌کند از زمان به شکل متمرکز استفاده کنیم. اگر ازجمله افرادی باشیم که زمان‌های بی‌شماری را صرف وب‌گردی یا شبکه‌های اجتماعی می‌کنیم یا کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم با پومودورو تایمر می‌توانیم برنامهٔ زمان‌بندی‌شده‌ای داشته باشیم.

عملکرد این ابزار مدیریت زمان براساس تکنیک پومودورو طراحی شده است. این ابزار در دو مدل دیجیتال و نرم‌افزار موجود است. اگر از مدل نرم‌افزار آن استفاده کنیم دسترسی ما به وب‌سایت‌ها و برنامه‌های مزاحم مسدود می‌شود و پس از تمرکز بر یک کار و صرف زمان مشخص برای آن استراحت‌های کوتاه و مکرر اعلام می‌شود تا هم تمرکز پایدارمان حفظ شود و هم گرفتار خستگی روانی نشویم.

در هر دو مدل دیجیتال یا نرم‌افزار آن کافی است پومودورو تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنیم و تا زمانی که به صدا دربیاید بر کار متمرکز شویم. اگر از نسخهٔ نرم‌افزار آن در رایانه استفاده می‌کنیم بهتر است با خاموش شدن زمان‌سنج به چشم و مغز خود استراحت دهیم و با فاصله گرفتن و یک حرکت کششی، تنفس شکمی، میان‌وعده یا حتی انجام یک کار کوچک مثل مرتب کردن میز، کارایی مغز را افزایش دهیم و از نظر روحی شاداب‌تر شویم.

اگر بخواهیم عادت رفتاری جدیدی را در برنامهٔ روزانهٔ خود بگنجانیم می‌توانیم از این برنامه استفاده کنیم و زمان را راحت و حساب‌شده‌تر در اختیار بگیریم.

شیرهٔ کلام

توانایی اولویت‌بندی و دسته‌بندی کردن کارها در مدیریت زمان ضرورتی اجتناب‌ناپذیر است. پس از عبور از این مرحله، پیگیری و پیشبرد وظایف و کارها، توانایی بازنگری و یافتن راهکار برای مشکلات احتمالی است که ما را به موفقیت نزدیک می‌کند. برای اینکه عملکرد مؤثرتری در مدیریت زمان داشته باشیم می‌توانیم از ابزارهای شگفت‌انگیزی که به این منظور طراحی شده‌اند استفاده کنیم.

ابزارهای مدیریت زمان که در این مقاله معرفی کردیم کاربرد گسترده‌ای دارند، شناخته شده‌اند و بخش وسیعی از نیازهای افراد برای مدیریت زمان را مرتفع می‌کنند. ترلّو در تقسیم و شرح وظایف فردی و گروهی و پیگیری برنامه‌ها بسیار محبوب و جالب توجه است.

تودولیست کمک می‌کند فضای ذهنی خود را باز کنیم، کارها را از ذهن به دنیای بیرون منتقل کنیم و مراحل و مراتب اجرای آن‌ها را مدیریت و نظارت کنیم.

برای اینکه بتوانیم در دنیای به‌شدت نامتمرکز امروزی با تمرکز کارهای خود را پیش ببریم، گرفتار به‌تعویق انداختن کارها یا اهمال‌کاری نشویم و کارهای بزرگ را در تقسیم‌بندی‌های زمانی کوچک انجام دهیم پومودورو تایمر را در اختیار داریم.

شما از کدام ابزار مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟ چه تجربیاتی دارید و با کمک ابزارهای مدیریت زمان چه موفقیت‌هایی را به دست آورده‌اید؟ لطفا آن را با ما به اشتراک بگذارید.